Przekroczenie jednomiesięcznego terminu na reakcję
Masz dokładnie miesiąc na wyrzucenie pracownika w trybie dyscyplinarnym. Zegar zaczyna tykać dokładnie wtedy, gdy ty lub inna osoba decyzyjna w firmie dowiaduje się o ciężkim przewinieniu. Przełożeni często zwlekają. Próbują prowadzić własne dochodzenia albo bezradnie czekają, aż zatrudniony wróci z długiego L4. Prawo pracy nie wybacza takich opóźnień i wymaga natychmiastowego działania.
Wyobraź sobie, że jeden z Twoich ludzi notorycznie spóźnia się do firmy, aż któregoś dnia znika ze stanowiska w środku zmiany, bez zapowiedzi. Zamiast bawić się w detektywa, warto wdrożyć odpowiednie narzędzia.
Dobrze ułożone i udokumentowane grafiki pracy (możesz je łatwo przygotowywać w narzędziu https://inewi.pl/funkcje/grafiki-pracy) to fundament, a dodatkowo potrzebujesz twardych dowodów przewinień w razie ewentualnego sporu w sądzie pracy. Właśnie tutaj do gry wchodzi inEwi. Jako nowoczesny system rejestracji i ewidencji czasu pracy, dostarcza on niepodważalnych argumentów w postaci cyfrowych logów. Jasno pokazują one każdą nieusprawiedliwioną nieobecność i spóźnienie.
Jeśli do rażącego naruszenia obowiązków pracowniczych dojdzie pierwszego marca i od razu zanotujesz ten fakt, Twój ostateczny termin na wręczenie zwolnienia dyscyplinarnego minie pierwszego kwietnia. Spóźnisz się o jeden dzień, a sędzia z marszu uzna wypowiedzenie za wadliwe.
Niejasne lub nieprawdziwe uzasadnienie rozwiązania umowy
Przyczyna zwolnienia musi uderzać w punkt – być prawdziwa, maksymalnie konkretna i w pełni zrozumiała dla osoby, z którą się żegnasz. Frazesy w stylu „utrata zaufania” albo „naruszenie regulaminu” nie pozwolą wygrać sprawy sądowej. Sędzia na rozprawie będzie oceniał wiarygodność tego, co zostało przelane na papier w dniu rozstania z podwładnym.
Dla przykładu: pracownik magazynu wynosi po cichu firmowy sprzęt. Zamiast wpisywać w dokumencie suchą „kradzież mienia”, opisz całe zajście ze szczegółami. Dobre uzasadnienie wskazuje wprost, że 7 stycznia o godzinie 14:30 pracownik przywłaszczył sobie służbowego laptopa o numerze seryjnym XYZ, co uchwyciły kamery monitoringu. Taki zapis to mur nie do przebicia. Im więcej twardych danych, dat i faktów, tym krótsza sprawa w sądzie.
Brak obowiązkowej konsultacji ze związkami zawodowymi
Jeśli w Twojej firmie działają związki zawodowe, masz do załatwienia dodatkową formalność. W gorączce zwalniania szefowie nagminnie wyrzucają ten punkt z pamięci. Skutek? Dyscyplinarka automatycznie ląduje w koszu jako niezgodna z prawem. Musisz oficjalnie zapytać organizację o zdanie, a związkowcy mają trzy dni na odpowiedź.
Oczywiście ich opinia wcale nie musi Cię powstrzymać przed podjęciem decyzji, jednak sam obowiązek przeprowadzenia konsultacji jest święty. Prawidłowa ścieżka powiadomienia związków to konkretne kroki, których pod żadnym pozorem nie możesz pominąć:
Pisemne zawiadomienie zakładowej organizacji związkowej o chęci zwolnienia danej osoby.
Szczegółowe wskazanie w piśmie, co dokładnie zrobił podwładny.
Cierpliwe odczekanie do trzech dni na oficjalne stanowisko związkowców.
Udokumentowanie całej wymiany pism na wypadek spotkania na sali sądowej.
Zobrazujmy to na przykładzie firmy przewozowej. Właściciel przyłapuje kierowcę na jeździe pod wpływem alkoholu. W nerwach natychmiast drukuje papier i wyrzuca pracownika z biura, zapominając, że ten należy do lokalnych struktur związkowych. Choć powód do zwolnienia był żelazny i oczywisty, pracodawca przegra proces ze względu na totalne zignorowanie procedury konsultacyjnej.
Niewłaściwa forma i sposób doręczenia dokumentu
Obowiązuje tylko forma pisemna. Załatwienie sprawy przez telefon, rzucenie „jesteś zwolniony” na firmowym korytarzu czy wysłanie wiadomości tekstowej to wizerunkowy i prawny strzał w kolano. Na dokumencie musi widnieć odręczny podpis osoby uprawnionej albo ważny kwalifikowany podpis elektroniczny.
Najlepiej zaprosić pracownika do gabinetu i wręczyć mu dokument osobiście, mając u boku zaufaną osobę z działu HR w charakterze świadka. Pracownik robi awanturę i odmawia przyjęcia pisma? Żaden problem. Sporządźcie z tego zajścia notatkę służbową i sprawa załatwiona.
Gorzej, gdy zwalniany zaczyna celowo unikać firmy. Znamy przypadek programisty, który złośliwie uszkodził bazy danych, a potem przestał odbierać telefony. Wkurzony szef wysłał mu zdjęcie wypowiedzenia na prywatną skrzynkę mailową. Sąd pracy podważył tę decyzję, ponieważ zwykły plik graficzny nie spełnia wymogu formy pisemnej, jeśli brakuje podpisu kwalifikowanego.
Jak z tego wybrnąć? Należy po prostu wysłać tradycyjny list polecony za zwrotnym potwierdzeniem odbioru na domowy adres pracownika. Gdy awizo trafi do skrzynki i minie odpowiedni termin, prawo uznaje pismo za skutecznie doręczone.